Ventajas del control horario

Ventajas del control horario

Las ventajas de implantar un sistema de control horario son muchas. Pero, ¿cómo llevar a cabo este control de asistencia de la manera más eficiente posible? Existen sistemas automatizados y 100% digitales que son de gran ayuda.

¿Qué es el control de asistencia de personal?

Cuando hablamos de control de asistencia del personal nos referimos al registro de la hora de entrada y salida de los empleados de nuestra empresa.

Este control de asistencia, que nos permite tener el registro de las horas trabajadas por cada colaborador,  puede hacerse con alguna herramienta física o bien con una plataforma digital.   

El control de horario supone claras ventajas para las empresas: mejora la productividad, reduce las ausencias, evita el exceso de horas…

El control horario: un ‘must’ para mantener la productividad

Los sistemas de control de horario representan ventajas para las empresas (y también para los colaboradores).

Nos ayudan a mejorar productividad, reducir ausencias, evitar exceso de horas y burn-out… Pero llevar a cabo estos registros y control de asistencia requiere de seguimiento. Una tarea que recae en el departamento de recursos humanos.

En el contexto actual, el teletrabajo se ha generalizado y muchas organizaciones se han tenido que digitalizar a marchas forzadas. Una transformación digital forzada por las circunstancias.

Y dado el escenario de pandemia que vivimos a nivel mundial, tenemos que seguir estableciendo nuevos planes basados en el home-office. Será la manera de mantener la actividad económica en el caso de que se impongan nuevos confinamientos.

Control de asistencia en excel: aún es una realidad en muchas empresas

Cada empresa escoge su sistema para controlar la jornada laboral de sus trabajadores. Pero no todos los sistemas son igual de efectivos.

Más de la mitad de organizaciones confiesa gestionar las asistencias de sus empleados a través de hojas de cálculo o incluso hasta en papel. Estos métodos manuales, además de ser ineficientes, complican la recopilación de toda la información y la detección de posibles errores.

Existen diferentes métodos de registro, unos más eficientes que otros. Las soluciones digitalizadas son las más eficientes.

Sistemas de registro de asistencia de personal

Como decimos, existen diferentes métodos de registro. Unos más eficientes que otros:

  • Hojas de excel: es un sistema desfasado en el tiempo, ineficiente y que nos lleva a cometer muchos errores en los registros.
  • Documentos de registro en papel: de nuevo, es un método ineficaz y poco escalable.
  • Máquinas de fichaje, como sistemas de control biométrico, lectores de huella digital, sistemas con tarjetas o introducción de pin… Aquí debemos puntualizar que, en el contexto actual de teletrabajo, estos sistemas «físicos» dejan de ser eficaces, además de que su implantación es cara.
  • Software de control de asistencia automatizado: son soluciones que nos permiten automatizar la tarea de control horario, son accesibles desde cualquier lugar, 100% digitales, fáciles de usar, con reportes automáticos… HolmesHR, software de gestión de recursos humanos, dispone de esta funcionalidad de control horario y reloj checador.

¿Cuál es la diferencia entre el control horario de HolmesHR y un sistema biométrico?

Para que veas más al detalle cómo un software como HolmesHR te facilita la gestión del control de asistencia de los trabajadores, hacemos la siguiente comparativa:

Con HolmesHR:

  • Puedes checar desde cualquier lugar.
  • Ahorras en costo por aparatos o instalación.
  • Se adapta a cualquier modalidad de trabajo como: home office, in-plant o en rutas.
  • Alertas y notificaciones sobre retrasos en tiempo real.
  • Control de acceso en todas tus unidades de negocio /puntos de venta.
  • Cualquier persona autorizada puede acceder al resumen diario, semana, faltas y retardos.
  • El colaborador podrá poner un comentario en caso de tener una diferencia en el horario de marcaje.

Lectores biométricos:

  • Solo puedes checar en el lugar de trabajo donde se encuentra instalado el lector.
  • Significa costos por dispositivo y por el software que opera y almacena la información.
  • Puede convertirse en un foco de infección, debido al contacto constante de manos.
  • Implica un mayor trabajo administrativo.
  • Solo refleja la hora en la que se hace el chequeo.
  • Supone trabajo de verificación de retrasos por parte de los supervisores.
  • Debe darse mantenimiento o reparación a los aparatos biométricos.

Ventajas del control horario digital

Ventajas del control horario
HolmesHR: Panel de control de asistencias de los colaboradores

Ventajas para las empresas

Más allá de la función de reloj checador y control de asistencias, HolmesHR dispone de funcionalidades para gestión de recursos humanos. Todas ellas mejoran la productividad y la retención del talento en las empresas.

Es posible que aquellas organizaciones que aún no han empezado a usar un programa de gestión de talento como HolmesHR se pregunten:

En el tema del control de asistencia, “¿qué ventajas ofrecen estos sistemas en el día a día de la organización?”

Las ventajas del control horario con una plataforma digital como HolmesHR son múltiples:

Reducción del absentismo laboral

Al conocer el horario de entrada y salida, la empresa puede realizar estrategias para mejorar los datos. Por ejemplo, con la plataforma HolmesHR, sabrás que el colaborador ha llegado a su puesto, que ya está con la computadora prendida y que ha iniciado sus labores.

– Reduce las tareas administrativas

Toda la información queda registrada en la plataforma y es automatizada, eliminando esa tarea burocrática de la lista de cosas pendientes del gestor. HolmesHR dispone de un sistema de notificaciones que avisan a los colaboradores que se han olvidado de checar tarjeta. El gestor podrá cambiar fácilmente los posibles errores desde un único panel de control y evitar que se acumulen los chequeos erróneos o haya desajustes.

– Mejora la productividad

Al saber las horas a las que entran y salen los trabajadores, se fomenta su productividad. Esto permite a la organización establecer mejor los objetivos laborales. También nos permitirá determinar con mayor certeza si, por ejemplo, se necesitan más trabajadores o no, para completar un determinado proyecto. Por otro lado, el empresario también puede controlar el número de personas que hay trabajando en cada departamento. El departamento de RRHH puede elaborar el listado de empleados de cada sección, de manera que se tenga a mano cuando sea posible ampliar la plantilla.

– Facilita la medición de datos

Tener digitalizada esta funcionalidad permite, en primer lugar, no tener que realizar cargas manuales de datos en bases datos y, por lo tanto, eliminar errores en la manipulación de la información.

Al contar con una plataforma que genere informes automáticos diarios, el administrador tiene opciones para descargar la información por periodos de horas de entrada, salida, tiempo libre solicitado o tiempo dedicado a formación. Y toda esta información la puede obtener por colaborador, por departamento o de todas las personas de la empresa.

Con este tipo de informes es posible llevar el control de puntualidad o de cumplimiento de jornadas, también permiten analizar de forma más precisa si se cumplen los objetivos de una estrategia y ver si se consiguen o no los resultados deseados.

Multi dispositivo prevención Covid-19

Es una plataforma que ofrece checar desde diversos dispositivos, así que si hay colaboradores que trabajan en otras zonas o desde casa pueden hacerlo por igual.

Este tipo de control tiene más sentido que nunca, en el contexto de los controles sanitarios que impone el Covid-19, ya que los lectores biométricos que generalmente se usan para checar asistencia pueden convertirse en un importante foco de infección. Así, contar con sistemas de registro de ingreso y salida individualizados garantizan la seguridad de los colaboradores, a la vez que a la empresa le permite seguir llevando las medias de control establecidas.

Ventajas del control horario para los colaboradores

Además de los beneficios del control para la empresa, sistematizar esto de forma digital también tiene múltiples ventajas para los trabajadores:

– Más productividad

Conocerán mejor  su productividad y así podrán planificar la conciliación de la vida familiar con el desempeño profesional. En paralelo, permite conocer el horario preferido de cada trabajador, con lo que es posible llegar a acuerdos sobre los horarios, cuáles son los márgenes de tolerancia en las horas de entrada y salida, y que ellos puedan planificar mejor su vida familiar, sin que una actividad afecte a la otra.

– Control de las horas extra

Además de eso, se controlan las horas extra y los permisos que pide cada trabajador. De esa manera, quizá el empleado pueda optar a un incremento en su salario por las horas extra realizadas o pedir horas o días de permiso a cambio de haber trabajado ese tiempo extra.

– Mejora la autoestima

Se estima que el sistema de control horario también influye en la autoestima del trabajador. Al saber que existe un control sobre su jornada laboral, el empleado tiende a ser más eficaz y productivo en su puesto, redundando, por tanto, en algo beneficioso para la compañía para la que trabaja.

– Mayor facilidad

Facilita a los trabajadores el checar tarjeta: si los sistemas de control son colocados estratégicamente, se reduce el tiempo empleado para esta tarea, que a veces puede resultar complicada si no existen instalaciones accesibles o cercanas a la puerta de ingreso. Además, si existen cambios a lo largo de la jornada, se evita realizar de nuevo todo el trabajo manual.

Todos estos beneficios pueden aumentar la productividad de la empresa y, al mismo tiempo, crear un mejor ambiente laboral. Todos salen ganando si el control se realiza correctamente.

Ventajas del control horario
HolmesHR: Panel de Fichajes de los colaboradores

HolmesHR, la herramienta para la gestión y retención de talento

HolmesHR se ha convertido en la herramienta esencial para el equipo de recursos humanos. Gracias a sus funcionalidades, el gestor podrá conocer el horario de los colaboradores y evitará los costos asociados a la implementación de un hardware, así como de su mantenimiento.

Además, desde una sola plataforma podrás controlar ausencias, vacaciones, nóminas y realizar a tiempo real un control de los horarios y su cumplimiento.

La facilidad para acceder a los datos hace que el profesional no pierda tiempo en cálculos manuales ni en la preparación de informes. La propia plataforma facilita la exportación de los datos y de su verificación.

HolmesHR también cuenta con una red social corporativa para dar a conocer las noticias, promover la comunicación bidireccional y promocionar la cultura organizacional.

Software para cumplir la NOM-035

Para cumplir con la NOM-035, HolmesHR tiene a disposición un módulo diseñado en exclusiva para desempeñar las acciones que requiere cumplir con las obligaciones patronales que dicta la ley.

Y además cuenta con Onboarding digital, People Analytics, alta de empleados, notificaciones de tareas y un organigrama.

Todas estas funcionalidades estás diseñadas para digitalizar el área de recursos humanos y ofrecer al empleado una buena experiencia. Su implementación supone un aumento en la retención y la satisfacción de los colaboradores, incluyendo también al propio equipo de recursos humanos, además de que reduce la rotación voluntaria.

Ahora que ya conoces estas ventajas, es posible que consideres dar el paso que te acerque más al cumplimiento de las metas de tu empresa. ¡Este es el momento para impulsar la transformación digital del área!

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